Qu'est-ce que le Double Booking ?
Si on vous dit "Double Booking", appelé surréservation ou réservation en double en français, vous allez forcément avoir en tête plusieurs exemples de doublons dans vos réservations. Le monde du tourisme et des loisirs s'appuie en effet sur des systèmes de réservations qui ne sont pas toujours digitalisés ni connectés les uns aux autres. Or, un même billet pour une entrée de musée ou une même place pour une visite guidée ou un atelier peut être finalement vendue à deux clients différents, voire plus. Cela devient d'autant plus problématique dans le cadre d'activités qui exigent un nombre de participants ou des ressources limités.Prenons l'exemple d'un atelier culinaire limité à 12 participants : si 2 places ont été réservées en plus, votre groupe passe alors à 14 et vous n'avez pas forcément l'espace ou les fournitures nécessaires.
Mais comment se produit un Double Booking ? Le Double Booking se produit quand les systèmes de réservation ne sont pas connectés entre eux et que les disponibilités ne sont pas mises à jour en temps réel. Le client A pourra par exemple réserver 4 places sur votre site mais, si vos disponibilités ne sont pas reliées en temps réel avec une plateforme d'activités, comme Viator ou Get Your Guide, les 4 places seront toujours à la vente. Et un client B peut alors réserver les mêmes 4 places. Vous voilà avec 4 places de trop !
Et plus vous commercialisez vos produits touristiques sur différentes plateformes, plus le risque est grand de voir arriver des Double Bookings ! Vous allez effectivement devoir courir derrière chaque plateforme pour synchroniser les calendriers et les disponibilités. Le risque du Double Booking va vous coûter une énergie folle et beaucoup de temps !
Quelles sont les conséquences du Double Booking ?
Le Double Booking vient évidemment faire volet en éclat les règles que vous imposez pour vos produits touristiques, par exemple une visite guidée ou un atelier créatif. Vous allez effectivement vous retrouver avec des groupes plus nombreux que prévu, ce qui n'est pas sans poser des problèmes en terme de logistique mais aussi en terme d'expérience.Si vous vous engagez auprès de vos clients à limiter vos groupes de 12 personnes, les clients ne vont pas voir d'un bon œil un groupe plus conséquent. A la clé, certains n'hésiteront pas à laisser des commentaires négatifs sur les sites d'avis, notamment TripAdvisor ou votre fiche sur Google Maps. Le Double Booking peut vous coûter votre réputation, rien que sur la simple question de l'organisation.
Si vous vous rendez compte du Double Booking avant la date de la prestation et que vous contactez les clients à temps, ce n'est guère mieux. Les clients ne vont pas comprendre pourquoi vous annulez une prestation qu'ils ont pourtant pu réserver sans problème. A la clé, vous allez créer de la frustration chez vos clients et une désagréable sensation d'avoir perdu du temps avec un guide ou un prestataire peu scrupuleux, voire malhonnête.
Les conséquences peuvent encore être plus compliquées à gérer si vous proposez plusieurs tours le même jour et à la même heure. Sans système de réservation unifié, vous risquez d'avoir des clients sur 2 tours différents, alors que vous vouliez proposer un large choix de jour et d'horaire, en fermant les créneaux en doublon au fur et à mesure des réservations. Cette stratégie est habile pour optimiser ses ventes mais elle comporte un très fort risque de Double Booking.
Au final, les Double Bookings vont vous coûter de l'argent et du temps. Vous allez devoir annuler les doublons, expliquer, rembourser, créer les factures d'avoir pour votre comptabilité. Et si vous employez d'autres guides, les conséquences sont encore plus chronophages en temps et en énergie. Le monde du tourisme et des loisirs est assez fluctuant comme ça sans se rajouter soi-même des embûches !
La gestion manuelle des réservations sur un calendrier est la première cause d'erreurs et de doublons ! Surtout si ce calendrier est partagé entre plusieurs personnes chargées de mettre à jour les réservations au fur et à mesure.
Comment éviter les doublons dans les réservations ?
Si vous lisez ces lignes, vous n'êtes plus qu'à quelques clics de la solution ! Notre système de réservation Explorates vous permet effectivement de gérer vos réservations en un seul endroit, sans stress et sans erreur. Vous conservez évidemment votre site Internet et vous continuez à proposer vos produits sur Viator et Get Your Guide mais toute la gestion technique des disponibilités, des prix et des réservations est centralisée via Explorates.En pratique, le fonctionnement est très simple : le client A va acheter 4 places sur votre site et, dans la seconde, les 4 places seront retirées de la vente sur Viator et Get Your Guide. Inversement, si le client A annule finalement ses 4 places, ou 2 places sur 4, les places annulées sont aussitôt disponibles sur Viator et Get Your Guide. Il n'y a plus aucun risque de doublons !
Comment cela fonctionne-t-il ? Explorates est connecté à votre site Internet, à Viator et à Get Your Guide et, dès qu'une réservation est passée sur l'un ou l'autre des sites, cela est répercuté automatiquement sur les autres sites. Explorates s'appuie pour cela sur un partenariat étroit avec Viator et Get Your Guide, qui nous donnent accès à leur API. En terme technique, Explorates assure le rôle de Channel Manager, ou manager de canaux de vente en français.
Contactez-nous dès à présent pour nous demander une démonstration et voir concrètement comment le système fonctionne. Nous pourrons aussi vous proposer une période d'essai pour vous familiariser avec notre plateforme. Adieu les Double Bookings !
