Un système de réservation parfaitement adapté à vos conférences ou vos congrès
Vous organisez des conférences ou des congrès et vous cherchez un système qui vous permettent de gérer facilement les réservations, la billetterie et les relations avec vos participants ? Explorates vous propose une solution simple et efficace, à installer sur votre site Internet et sur le site de vos partenaires, en quelques clics.Notre système ne nécessite aucune connaissance en informatique : il vous suffit de vous connecter à la plateforme d'Explorates et d'entrer les différents éléments concernant l'organisation de vos conférences ou de vos congrès, à savoir :
- L'intitulé de chaque conférence et de chaque congrès.
- Les dates des conférences et des congrès. Vous pourrez alors saisir des conférences ou congrès ponctuels ou récurrents, en définissant précisément les jours et horaires de chaque événement.
- Le nombre de places disponibles, événement par événement. Vous pouvez bien évidemment définir un nombre de places disponibles différents à chaque fois.
- Le tarif de l'inscription. Vous avez évidemment totalement la main sur les prix et vous pourrez décider de créer différentes catégories avec chacune leur tarif, que ce soit pour les enfants, les seniors ou encore les abonnées et les membres qui bénéficient d'une remise particulière.
- Le nom du conférencier ou des personnes qui mèneront le congrès.
- Le mode d'envoi des confirmations. Les participants pourront soit recevoir la confirmation par e-mail, soit sous la forme d'un billet à imprimer soit via l'inscription à une simple liste.
Le système de réservation développé par Explorates vous permet de gérer finement vos échanges avec chacun des participants aux conférences et congrès.
Dès que tous les paramètres sont saisis, vos conférences et congrès sont prêts à être réservés immédiatement sur votre site. Nous pourrons vous assister si besoin. Les participants à vos conférences ou congrès pourront alors directement réserver leur participation et payer en ligne sur votre site.
Le système de réservation gère automatique le remplissage et, dès qu'une conférence ou un congrès affiche complet, les ventes sont aussitôt interrompues. Vous avez également la possibilité d'opter pour une validation manuelle de chaque inscription. Dans ce cas, vous devrez passer en revue chaque demande d'inscription et la valider, pour que le système envoie la demande de paiement de la participation.
Bon à savoir : les e-mails de confirmation sont entièrement personnalisables et vous pourrez donc précisément entrer le texte qui sera envoyé à chaque participant. Vous pourrez par exemple ajouter un paragraphe avec les informations pratiques. Pour les congrès, vous pourrez aussi donner toutes les informations concernant les hébergements.
Donnez une dimension internationale à vos conférences et congrès
Derrière la simplicité d'utilisation d'Explorates se cache une architecture technique de dernière génération en matière de système de réservation. Explorates est membre du consortium international Octo, qui définit les normes techniques à utiliser dans le cadre des API de réservation et de distribution. C'est la garantie d'un système fiable, pérenne et évolutif !Le respect de la norme Octo a un autre avantage : cela permet de pouvoir présenter vos conférences et congrès sur d'autres plateformes et sites Internet à travers le monde. Explorates propose d'ores et déjà la possibilité de connecter votre programme de conférences et vos congrès à des agences de voyages en ligne comme Viator, Get Your Guide ou Vizitoo. Mais il est également possible de lier votre système de réservation à d'autres sites, en y déployant un module réservation dans les langues de votre choix.
Les disponibilités resteront bien évidemment centralisées et vous n'aurez pas besoin d'intervenir dans les réservations. Si un internaute anglais souhaite s'inscrire à une conférence depuis le site britannique de Viator, sa participation sera validée dès le paiement effectuée et la place vendu sera aussitôt prise en compte dans le total des places disponibles sur votre site et partout ailleurs.
Vous voulez en savoir plus ? Contactez-nous et nous serons ravis de pouvoir vous faire une démonstration de notre système de réservation. Notre équipe d'ingénieurs informatiques, tous basés à France, est à votre écoute !
Combien coûte le système de réservation pour les conférences et congrès ?
Explorates propose plusieurs plans tarifaires afin de s'adapter à vos besoins et du fonctionnement de votre organisation. A voir par exemple si vous avez besoin d'un seul accès à la plateforme ou si vous souhaitez travailler en équipe.Si vous optez pour l'offre avec une seule personne responsable des réservations, les frais de réservation d'Explorates s'élèvent à 2,50% du montant net de chaque inscription + 39 € HT par mois pour l'abonnement. Ces frais sont prélevés directement lors du paiement par le client. Si le participant hésite et ne paye finalement pas son inscription, aucun frais de réservation ne sera facturé.
