Gérer ses réservations à la main semble d'emblée la meilleure solution quand on veut commercialiser ses visites guidées, ses ateliers créatifs, ses ateliers culinaires ou même ses entrées pour un parc accrobranche ou un parc pour enfants. Il suffit effectivement d'un e-mail, d'un stylo et d'un calendrier. Et le tour est joué ! Sauf que, très vite, on découvre l'ampleur du temps passé à devoir gérer manuellement les réservations. Au final, cette gestion manuelle a même un coût terrible !
1/ Les réservations à la main sont chronophages
Quand on enregistre une ou deux réservations dans la semaine, la méthode du calepin et du crayon peut suffire. Mais, au-delà, vous vous rendrez vite compte que cette solution n'est pas durable. Lorsque les réservations ne sont pas automatiques, il faut répondre à chaque e-mail, contre proposer des dates ou des formules, selon les demandes et les questions des clients, puis suivre le paiement et relancer les clients le cas échéant. Sans oublier qu'il faut tenir à jour votre planning et vos disponibilités.La gestion des réservations à la main devient vite chronophage ! Et vous seriez surpris du temps passé si vous faisiez comme les joueurs d'échecs et que vous teniez un décompte de ce temps passé à gérer de la logistique. Selon les estimations faites par les guides touristiques et les animateurs d'ateliers : il faut compter 10 à 15 minutes par réservation !
Faites le calcul en prenant l'échelle basse de 10 minutes : 6 réservations à gérer manuellement représentent à elles seules 1 heure de votre temps ! Si vous recevez 6 réservations chaque jour, c'est donc 30 heures de votre temps qui est mangé par la logistique sur un mois. Et il ne s'agit là que de la fourchette basse ! Certaines réservations peuvent être plus complexes car il faut les reprogrammer, ajouter ou annuler des participants. Autant de tâches infernales à la main !
En utilisant un système de réservation comme Explorates, les clients réservent eux-mêmes leurs visites et activités et le temps passé au suivi est considérablement réduit. Un exemple : l'annulation d'un participant dans un groupe ne vous prendra que quelques clics ! Mieux encore : le logiciel se charge aussi de gérer pour vous la création des factures, conformément aux dispositions réglementaires françaises.
Tout ce temps perdu à suivre l'indispensable logistique serait évidemment mieux employée à créer de nouvelles offres et développer de nouveaux produits.
2/ Un énorme manque à gagner
Mais il y a encore pire que la gestion des réservations elles-mêmes ! Le simple fait de ne pas avoir de système de réservation sur votre site et d'obliger les clients à vous écrire pour que vous fassiez la réservation à la main va vous coûter énormément de chiffre d'affaires.Selon le bon vieux principe selon lequel "la flemme gagne toujours", une bonne part de clients ne prendra pas la peine de vous écrire pour vous demander si votre activité est disponible et s'ils peuvent la réserver. Les clients sont sur Internet, ils veulent trouver l'activité de leur choix et la réserver immédiatement pour passer à autre chose.
Vous perdrez aussi toutes les réservations de dernière minute, par le simple fait que vous devez lire les e-mails, les traiter et répondre. Pendant ce temps là, le client, lui, aura déjà réservé sur le site de votre concurrent !
Avec Explorates, les clients pourront réserver vos activités et visites guidées en temps réel, immédiatement et sans votre intervention. Le système va afficher uniquement les créneaux disponibles et le client pourra aussitôt réserver et payer dans la foulée.
3/ Les réservations à la main sont propices aux erreurs
Le fait de compter uniquement sur un bout de papier et un crayon comporte ensuite un important risque d'erreurs. Vous devez d'abord vérifier que le créneau est bien disponible et, en cas d'erreur, vous vous rendrez compte que vous avez vendu une prestation qui n'est pas possible. C'est notamment un élément très critique dans le cadre d'activités qui nécessitent du matériel pour chaque participant, par exemple un atelier culinaire ou des baudriers pour un parc accrobranche.Avec des réservations à la main, vous risquez aussi des doublons si jamais vous proposez vos activités ailleurs que sur votre site. Un même client peut effectivement envoyer une demande de réservation sur votre site tout en ayant aussi sollicité la même prestation via l'un de vos revendeurs. Vous risquez une belle déconvenue quand vous vous rendrez compte au final qu'il s'agit de la même personne.
Les erreurs ne sont d'ailleurs pas uniquement une perte de temps et un sujet de stress. Les erreurs coûtent aussi très cher en terme d'image de marque ! Les avis sur votre activité ou sur votre visite guidée peuvent au final se résumer à un commentaire négatif sur la réservation et sur votre manque de professionnalisme.
Pour pouvoir gérer vos réservations à la main, il faut sans cesse vérifier l'état des disponibilités sur chacune des dates et jongler entre différents outils ou sites. A la clé, le risque d'erreur est énorme, pour une charge mentale et un stress qui le sont tout autant.
4/ L'impossibilité de se développer
Si vous restez figé dans un système de réservation à la main, vous ne pourrez jamais développer votre clientèle largement. Dans le monde d'aujourd'hui, la commercialisation des activités est de plus en plus concentrée sur de grandes plateformes internationales comme Get Your Guide ou Viator. Or, il est impossible de revendre ses activités sur ces plateformes et sur son site sans adopter un système de réservation qui intègre ce que l'on appelle un Channel Manager.De quoi s'agit-il ? La brique de Channel Management est une fonctionnalité précieuse de notre système de réservation Explorates. Cela va vous permettre de commercialiser vos activités sur votre site et sur les grandes plateformes sans avoir à gérer la disponibilité et les prix sur ces sites. Tout se fait automatiquement !
Vous devez simplement définir les caractéristiques de votre offre, notamment les jours, le nombre de places disponibles et les tarifs. Ces données sont alors communiquées en temps réel aux plateformes. Dès lors, si un client réserve 3 places sur votre site, les 3 places sont aussitôt retirées de la vente sur Get Your Guide ou Viator. Magique !
Grâce à cette fonction de Channel Management, votre offre sera encore plus largement disponible et vous toucherez une clientèle bien plus large. Au final, la question n'est donc pas "combien me coûte un système de réservation ?" mais bien "combien cela me coûte ne pas en utiliser ?" Chez Explorates, nous sommes convaincus que poser la question c'est déjà y répondre !
