Gestionar las reservas a mano parece, a primera vista, la mejor solución cuando quieres comercializar tus visitas guiadas, tus talleres creativos, tus talleres de cocina o incluso las entradas para un parque de aventura o un parque infantil. Con un correo electrónico, un bolígrafo y un calendario basta. ¡Y listo! Pero muy pronto descubres la magnitud del tiempo que consume gestionar las reservas manualmente. Al final, esa gestión manual tiene un coste realmente elevado.
1/ Las reservas a mano consumen muchísimo tiempo
Cuando recibes una o dos reservas a la semana, el método del cuaderno y el lápiz puede ser suficiente. Pero más allá de eso, pronto te darás cuenta de que esa solución no es sostenible. Cuando las reservas no son automáticas, hay que responder a cada correo, proponer fechas o tarifas alternativas según las peticiones y preguntas de los clientes, hacer el seguimiento del pago y recordárselo si es necesario. Sin olvidar que debes mantener actualizado tu calendario y tu disponibilidad.¡La gestión manual de reservas se vuelve agotadora en muy poco tiempo! Y te sorprendería ver cuánto tiempo dedicas a ello si, como hacen los jugadores de ajedrez, llevaras la cuenta de los minutos invertidos en pura logística. Según las estimaciones de guías turísticos y animadores de talleres, ¡hay que contar entre 10 y 15 minutos por reserva!
Haz el cálculo con el mínimo de 10 minutos: 6 reservas gestionadas a mano representan por sí solas 1 hora de tu tiempo. Si recibes 6 reservas al día, son 30 horas al mes que la logística te roba. ¡Y eso es solo la estimación más baja! Algunas reservas pueden ser más complejas: hay que reprogramarlas, añadir o cancelar participantes. ¡Una tarea infernal cuando se hace a mano!
Al utilizar un sistema de reservas como Explorates, los clientes reservan sus visitas y actividades por sí mismos y el tiempo dedicado al seguimiento se reduce considerablemente. Un ejemplo: cancelar la participación de una persona en un grupo solo te llevará unos pocos clics. Y aún mejor: el software también se encarga de generar las facturas por ti, cumpliendo con la normativa legal aplicable.
Todo ese tiempo perdido en logística podría aprovecharse mucho mejor para crear nuevas ofertas y desarrollar nuevos productos.
2/ Una enorme pérdida de ingresos
¡Pero hay algo todavía peor que la propia gestión de las reservas! El simple hecho de no tener un sistema de reservas en tu sitio web y obligar a los clientes a escribirte para que gestiones la reserva a mano te hará perder una cantidad enorme de facturación.Según el viejo principio de que "la pereza siempre gana", una buena parte de los clientes no se molestará en escribirte para preguntarte si tu actividad está disponible y si pueden reservarla. Los clientes están en internet, quieren encontrar la actividad que buscan y reservarla de inmediato para seguir con su vida.
También perderás todas las reservas de última hora, simplemente porque necesitas leer los correos, procesarlos y responder. Para entonces, el cliente ya habrá reservado en el sitio de tu competidor.
Con Explorates, los clientes podrán reservar tus actividades y visitas guiadas en tiempo real, de forma inmediata y sin ninguna intervención por tu parte. El sistema mostrará únicamente los horarios disponibles y el cliente podrá reservar y pagar al instante.
3/ Las reservas a mano son una fuente de errores
Depender únicamente de un papel y un lápiz conlleva un riesgo importante de errores. Tienes que verificar en todo momento que el horario está disponible y, si te equivocas, descubrirás que has vendido una actividad que no es posible ofrecer. Esto es especialmente crítico en actividades que requieren material para cada participante, como un taller de cocina o los arneses de un parque de aventura.Con las reservas a mano también corres el riesgo de duplicidades si ofreces tus actividades en más sitios además de tu propia web. Un mismo cliente puede enviar una solicitud de reserva en tu sitio mientras, al mismo tiempo, ha pedido la misma actividad a través de uno de tus revendedores. Te llevarás un buen disgusto cuando te des cuenta de que se trata de la misma persona.
Los errores, además, no solo suponen una pérdida de tiempo y una fuente de estrés. Los errores también tienen un coste muy alto en términos de imagen de marca. Las reseñas sobre tu actividad o tu visita guiada pueden acabar resumiéndose en un comentario negativo sobre la reserva y sobre tu falta de profesionalidad.
Para gestionar tus reservas a mano, tienes que comprobar constantemente la disponibilidad en cada fecha y hacer malabarismos entre diferentes herramientas o sitios. El resultado es un riesgo de error enorme, con la carga mental y el estrés que eso conlleva.
4/ La imposibilidad de crecer
Si te quedas anclado en un sistema de reservas manual, nunca podrás ampliar significativamente tu base de clientes. En el mundo de hoy, la comercialización de actividades está cada vez más concentrada en grandes plataformas internacionales como Get Your Guide o Viator. Y es imposible vender tus actividades en estas plataformas y en tu propio sitio sin adoptar un sistema de reservas que integre lo que se conoce como un Channel Manager.¿En qué consiste? El Channel Management es una funcionalidad clave del sistema de reservas Explorates. Te permite comercializar tus actividades en tu sitio web y en las grandes plataformas sin tener que gestionar la disponibilidad y los precios en cada uno de esos sitios. ¡Todo ocurre de forma automática!
Solo tienes que definir las características de tu oferta: los días, el número de plazas disponibles y las tarifas. Esos datos se comunican en tiempo real a las plataformas. Así, si un cliente reserva 3 plazas en tu sitio, esas 3 plazas se retiran de inmediato de la venta en Get Your Guide o Viator. ¡Como por arte de magia!
Gracias a esta función de Channel Management, tu oferta estará disponible en muchos más canales y llegarás a un público mucho más amplio. Al final, la pregunta no es «¿cuánto me cuesta un sistema de reservas?» sino «¿cuánto me cuesta no tener uno?». En Explorates, estamos convencidos de que hacerse esa pregunta es ya tener la respuesta.
