Reservierungen manuell zu verwalten erscheint auf den ersten Blick als beste Lösung, wenn man Stadtführungen, Kreativ-Workshops, Kochkurse oder Eintrittskarten für einen Kletterwald oder einen Kinderpark verkaufen möchte. Eine E-Mail, ein Stift und ein Kalender – mehr braucht es doch nicht, oder? Doch sehr schnell zeigt sich, wie viel Zeit die manuelle Verwaltung von Reservierungen tatsächlich verschlingt. Am Ende hat diese manuelle Verwaltung sogar einen erheblichen Preis!
1/ Manuelle Reservierungen sind ein enormer Zeitfresser
Wenn man ein oder zwei Buchungen pro Woche entgegennimmt, kann die Methode mit Notizblock und Stift noch ausreichen. Doch darüber hinaus werden Sie schnell merken, dass diese Lösung nicht zukunftsfähig ist. Ohne automatische Reservierungen müssen Sie auf jede E-Mail antworten, alternative Termine oder Angebote vorschlagen, Kundenfragen beantworten, Zahlungen verfolgen und Kunden gegebenenfalls erinnern. Ganz zu schweigen davon, dass Sie Ihren Kalender und Ihre Verfügbarkeiten stets aktuell halten müssen.Die manuelle Reservierungsverwaltung wird schnell zum echten Zeitfresser! Sie wären überrascht, wie viel Zeit dabei draufgeht – ähnlich wie Schachspieler, die ihre Bedenkzeit stoppen. Laut Schätzungen von Reiseführern und Workshop-Leitern: Pro Buchung fallen 10 bis 15 Minuten an!
Rechnen Sie selbst, und nehmen Sie dabei den niedrigeren Wert von 10 Minuten: 6 manuell verwaltete Reservierungen kosten Sie bereits 1 Stunde Ihrer Zeit! Erhalten Sie täglich 6 Buchungen, gehen im Laufe eines Monats bereits 30 Stunden für Logistik verloren – und das ist noch die unterste Schätzung! Manche Reservierungen sind komplexer: Termine müssen verschoben, Teilnehmer hinzugefügt oder storniert werden. Alles Aufgaben, die manuell äußerst mühsam sind!
Mit einem Reservierungssystem wie Explorates buchen Kunden ihre Touren und Aktivitäten selbstständig, und der Verwaltungsaufwand wird erheblich reduziert. Ein Beispiel: Die Stornierung eines Teilnehmers in einer Gruppe erfordert nur wenige Klicks! Noch besser: Die Software übernimmt auch die Rechnungserstellung für Sie – konform mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften.
Die ganze Zeit, die für unerlässliche Logistik verloren geht, wäre selbstverständlich besser darin investiert, neue Angebote zu entwickeln und neue Produkte zu schaffen.
2/ Enormer Umsatzverlust
Doch es gibt noch etwas Schlimmeres als die Verwaltung der Buchungen selbst! Allein die Tatsache, kein Reservierungssystem auf Ihrer Website zu haben und Kunden dazu zu zwingen, Ihnen zu schreiben, damit Sie die Buchung manuell vornehmen, kostet Sie einen erheblichen Teil Ihres Umsatzes.Nach dem altbekannten Prinzip, dass Bequemlichkeit immer gewinnt, wird ein großer Teil der Kunden sich nicht die Mühe machen, Ihnen zu schreiben, um zu fragen, ob Ihre Aktivität verfügbar und buchbar ist. Kunden sind im Internet unterwegs, sie möchten die gewünschte Aktivität finden und sofort buchen, um dann zum nächsten Schritt übergehen zu können.
Sie werden außerdem alle Last-Minute-Buchungen verlieren, allein deshalb, weil Sie erst E-Mails lesen, bearbeiten und beantworten müssen. In dieser Zeit hat der Kunde längst beim Mitbewerber gebucht!
Mit Explorates können Kunden Ihre Aktivitäten und Führungen in Echtzeit buchen – sofort und ohne Ihr Zutun. Das System zeigt nur verfügbare Zeitfenster an, und der Kunde kann direkt im Anschluss buchen und bezahlen.
3/ Manuelle Reservierungen sind fehleranfällig
Sich ausschließlich auf Papier und Stift zu verlassen, birgt ein erhebliches Fehlerpotenzial. Sie müssen zunächst prüfen, ob ein Zeitfenster wirklich verfügbar ist – und im Fehlerfall stellen Sie fest, dass Sie eine Leistung verkauft haben, die gar nicht möglich war. Das ist besonders kritisch bei Aktivitäten, die für jeden Teilnehmer spezifisches Material erfordern, zum Beispiel bei einem Kochkurs oder Klettergurten für einen Kletterwald.Bei manuellen Reservierungen riskieren Sie außerdem Doppelbuchungen, wenn Sie Ihre Aktivitäten auch über andere Kanäle als Ihre Website anbieten. Ein und derselbe Kunde kann nämlich gleichzeitig eine Buchungsanfrage auf Ihrer Website stellen und dieselbe Leistung über einen Ihrer Wiederverkäufer anfragen. Die Überraschung ist dann groß, wenn Sie feststellen, dass es sich um dieselbe Person handelt.
Fehler sind übrigens nicht nur Zeitverlust und Stress. Fehler kosten auch sehr viel in Bezug auf Ihr Markenimage! Bewertungen zu Ihrer Aktivität oder Führung können sich letztlich auf einen negativen Kommentar über den Buchungsprozess und Ihre mangelnde Professionalität reduzieren.
Um Reservierungen manuell verwalten zu können, müssen Sie den Verfügbarkeitsstatus für jedes Datum kontinuierlich prüfen und zwischen verschiedenen Tools oder Websites jonglieren. Das Fehlerrisiko ist enorm – ebenso wie die mentale Belastung und der damit verbundene Stress.
4/ Keine Möglichkeit zur Weiterentwicklung
Wenn Sie an einem manuellen Buchungssystem festhalten, werden Sie Ihren Kundenstamm niemals wirklich ausbauen können. In der heutigen Welt konzentriert sich der Vertrieb von Aktivitäten zunehmend auf große internationale Plattformen wie Get Your Guide oder Viator. Doch es ist unmöglich, seine Aktivitäten auf diesen Plattformen und auf der eigenen Website zu verkaufen, ohne ein Reservierungssystem einzusetzen, das einen sogenannten Channel Manager integriert.Worum handelt es sich dabei? Das Channel-Management ist eine wertvolle Funktion unseres Reservierungssystems Explorates. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Aktivitäten auf Ihrer eigenen Website und auf den großen Plattformen zu vermarkten, ohne Verfügbarkeiten und Preise auf jedem dieser Kanäle separat pflegen zu müssen. Alles läuft automatisch!
Sie legen lediglich die Merkmale Ihres Angebots fest – insbesondere die Tage, die Anzahl der verfügbaren Plätze und die Preise. Diese Daten werden dann in Echtzeit an die Plattformen übermittelt. Bucht ein Kunde 3 Plätze auf Ihrer Website, werden diese 3 Plätze sofort auch auf Get Your Guide oder Viator aus dem Verkauf genommen. Wie von Zauberhand!
Dank der Channel-Management-Funktion ist Ihr Angebot noch breiter verfügbar und Sie erreichen ein deutlich größeres Publikum. Letztlich lautet die Frage also nicht "Was kostet mich ein Reservierungssystem?", sondern vielmehr "Was kostet es mich, keines zu nutzen?" Bei Explorates sind wir überzeugt: Wer die Frage stellt, hat sie bereits beantwortet!
