Was ist ein Double Booking?
Wenn Sie an „Double Booking" – auf Deutsch Doppelbuchung oder Überbuchung – denken, fallen Ihnen sicher sofort mehrere Beispiele aus Ihrem eigenen Buchungsalltag ein. Die Tourismus- und Freizeitbranche stützt sich auf Buchungssysteme, die oft weder digitalisiert noch miteinander verbunden sind.So kann dasselbe Ticket für einen Museumseintritt oder derselbe Platz für eine Führung oder einen Workshop am Ende an zwei oder sogar noch mehr verschiedene Kunden verkauft werden.Das wird umso problematischer bei Aktivitäten, die eine begrenzte Teilnehmerzahl oder begrenzte Ressourcen voraussetzen.Nehmen wir das Beispiel eines Kochkurses mit maximal 12 Teilnehmern: Werden 2 Plätze zu viel gebucht, wächst Ihre Gruppe auf 14 Personen an – und Sie haben womöglich weder den nötigen Platz noch die erforderlichen Materialien.
Doch wie entsteht ein Double Booking? Es entsteht, wenn Buchungssysteme nicht miteinander verbunden sind und die Verfügbarkeiten nicht in Echtzeit aktualisiert werden.Kunde A kann beispielsweise 4 Plätze auf Ihrer Website buchen. Wenn Ihre Verfügbarkeiten jedoch nicht in Echtzeit mit einer Aktivitätenplattform wieViator oderGet Your Guide synchronisiert sind, bleiben diese 4 Plätze dort weiterhin buchbar. Kunde B kann dann dieselben 4 Plätze reservieren. Schon haben Sie 4 Plätze zu viel vergeben!
Und je mehr Kanäle Sie nutzen, um Ihre touristischen Angebote zu verkaufen, desto größer wird das Risiko von Double Bookings! Sie müssen ständig hinter jeder einzelnen Plattform herlaufen, um Kalender und Verfügbarkeiten zu synchronisieren. Das kostet Sie enorm viel Energie und Zeit!
Welche Folgen hat ein Double Booking?
Ein Double Booking unterläuft natürlich die Regeln, die Sie für Ihre touristischen Angebote festgelegt haben – etwa für eine Führung oder einen Kreativworkshop.Sie finden sich mit größeren Gruppen als geplant wieder, was nicht nur logistische Probleme mit sich bringt, sondern auch die Erlebnisqualität beeinträchtigt.Wenn Sie Ihren Gästen zugesichert haben, die Gruppengrößen auf 12 Personen zu beschränken, werden diese eine deutlich größere Gruppe nicht gut aufnehmen. Im schlimmsten Fall hinterlassen einige negative Bewertungen auf Rezensionsportalen wie TripAdvisor oder Ihrem Google Maps-Profil.Ein Double Booking kann Ihren Ruf ernsthaft schädigen – allein schon wegen mangelhafter Organisation.
Bemerken Sie die Doppelbuchung vor dem Veranstaltungsdatum und kontaktieren Sie die betroffenen Kunden rechtzeitig, ist die Lage kaum besser. Die Kunden werden nicht verstehen, warum eine Leistung storniert wird, die sie problemlos buchen konnten. Als Folge entsteht Frustration und das unangenehme Gefühl, Zeit mit einem unzuverlässigen oder gar unehrlichen Anbieter verschwendet zu haben.
Die Folgen können noch schwieriger zu handhaben sein, wenn Sie mehrere Touren am selben Tag zur selben Uhrzeit anbieten.Ohne ein einheitliches Buchungssystem riskieren Sie, Kunden auf 2 verschiedenen Touren zu haben – obwohl Sie eigentlich eine große Auswahl an Tagen und Zeiten bieten wollten und Zeitfenster fortlaufend schließen wollten, sobald sie gebucht sind. Diese Strategie ist durchaus clever zur Umsatzoptimierung, birgt jedoch ein sehr hohes Risiko für Double Bookings.
Letztendlich kosten Double Bookings Sie Geld und Zeit. Sie müssen Doppelbuchungen stornieren, Erklärungen abgeben, Rückerstattungen vornehmen und Gutschriften für Ihre Buchhaltung ausstellen. Beschäftigen Sie weitere Guides, ist der Zeit- und Energieaufwand noch größer.Die Tourismus- und Freizeitbranche ist ohnehin schwankend genug – da müssen Sie sich keine zusätzlichen Hindernisse schaffen!
Die manuelle Verwaltung von Buchungen in einem Kalender ist die häufigste Ursache für Fehler und Doppelbuchungen! Besonders dann, wenn dieser Kalender von mehreren Personen gepflegt wird, die Buchungen laufend eintragen.
Wie vermeiden Sie Doppelbuchungen?
Wenn Sie diese Zeilen lesen, sind Sie nur noch wenige Klicks von der Lösung entfernt!UnserBuchungssystem Explorates ermöglicht es Ihnen, alle Buchungen an einem einzigen Ort zu verwalten – stressfrei und fehlerfrei.Sie behalten natürlich Ihre eigene Website und bieten Ihre Produkte weiterhin auf Viator und Get Your Guide an – doch die gesamte technische Verwaltung von Verfügbarkeiten, Preisen und Buchungen wird zentral über Explorates abgewickelt.In der Praxis ist es ganz einfach: Kauft Kunde A 4 Plätze auf Ihrer Website, werden diese 4 Plätze im selben Moment auf Viator und Get Your Guide aus dem Verkauf genommen. Storniert Kunde A seine 4 Plätze oder 2 davon, sind die stornierten Plätze sofort wieder auf Viator und Get Your Guide verfügbar. Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an!
Wie funktioniert das? Explorates ist mit Ihrer Website, Viator und Get Your Guide verbunden. Sobald auf einer der Plattformen eine Buchung eingeht, wird dies automatisch auf den anderen Plattformen aktualisiert.Möglich macht das eine enge Partnerschaft mit Viator und Get Your Guide, die Explorates Zugang zu ihrer API gewähren. Technisch gesehen übernimmt Explorates dabei die Rolle desChannel Managers, also des Managers für Verkaufskanäle.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um eine Demo anzufordern und das System live in Aktion zu erleben.Wir bieten Ihnen auch eine Testphase an, damit Sie sich mit unserer Plattform vertraut machen können. Auf Wiedersehen, Double Bookings!
