Was ist Double Booking?
Wenn Sie den Begriff „Double Booking" hören – auf Deutsch auch Doppelbuchung oder Überbuchung genannt – fallen Ihnen wahrscheinlich sofort eigene Beispiele ein. Die Tourismus- und Freizeitbranche stützt sich auf Buchungssysteme, die nicht immer digitalisiert oder miteinander vernetzt sind. Dabei kann ein und dasselbe Ticket für einen Museumseintritt oder ein und derselbe Platz bei einer Führung oder einem Workshop am Ende an zwei oder sogar noch mehr verschiedene Kunden verkauft werden. Das wird besonders problematisch bei Aktivitäten, die eine begrenzte Teilnehmerzahl oder begrenzte Ressourcen erfordern.Nehmen wir das Beispiel eines Kochkurses mit maximal 12 Teilnehmern: Werden 2 Plätze zu viel gebucht, umfasst Ihre Gruppe plötzlich 14 Personen – und Sie haben womöglich weder den Platz noch das nötige Material dafür.
Wie entsteht ein Double Booking? Double Bookings entstehen, wenn Buchungssysteme nicht miteinander verbunden sind und die Verfügbarkeiten nicht in Echtzeit aktualisiert werden. Kunde A kann zum Beispiel 4 Plätze auf Ihrer Website buchen. Sind Ihre Verfügbarkeiten jedoch nicht in Echtzeit mit einer Aktivitätenplattform wie Viator oder Get Your Guideverknüpft, bleiben diese 4 Plätze dort weiterhin buchbar. Kunde B kann dann dieselben 4 Plätze reservieren. Schon haben Sie 4 Plätze zu viel vergeben!
Und je mehr Kanäle Sie nutzen, um Ihre Angebote zu verkaufen, desto größer wird das Risiko von Double Bookings. Sie müssen dann jeden einzelnen Kanal manuell nachpflegen, um Kalender und Verfügbarkeiten zu synchronisieren. Das kostet enorm viel Energie und Zeit!
Welche Folgen hat Double Booking?
Double Booking hebelt natürlich die Regeln aus, die Sie für Ihre Angebote festgelegt haben – etwa bei einer Führung oder einem kreativen Workshop. Sie stehen plötzlich vor einer größeren Gruppe als geplant, was nicht nur logistische Probleme mit sich bringt, sondern auch die Qualität des Erlebnisses beeinträchtigt.Wenn Sie Ihren Kunden zugesagt haben, Gruppen auf 12 Personen zu begrenzen, werden diese eine deutlich größere Gruppe nicht gut aufnehmen. Im schlimmsten Fall hinterlassen manche ohne Zögern negative Bewertungen auf Plattformen wie TripAdvisor oder in Ihrem Google Maps-Eintrag. Double Booking kann Ihren Ruf schädigen – allein schon wegen mangelhafter Organisation.
Bemerken Sie die Doppelbuchung vor dem Termin und kontaktieren Sie die betroffenen Kunden rechtzeitig, ist die Situation kaum besser. Kunden verstehen nicht, warum eine Buchung, die problemlos möglich war, nun storniert wird. Das erzeugt Frust und das unangenehme Gefühl, Zeit mit einem unzuverlässigen oder gar unehrlichen Anbieter verloren zu haben.
Die Folgen können noch schwieriger zu handhaben sein, wenn Sie mehrere Touren am selben Tag zur selben Uhrzeit anbieten. Ohne ein einheitliches Buchungssystem riskieren Sie, Kunden auf zwei verschiedenen Touren zu haben – obwohl Sie eigentlich eine breite Auswahl an Tagen und Zeiten anbieten und sich überschneidende Zeitfenster bei zunehmenden Buchungen schließen wollten. Diese Strategie ist clever zur Umsatzoptimierung, birgt aber ein sehr hohes Risiko für Double Bookings.
Unterm Strich kosten Sie Double Bookings Geld und Zeit. Sie müssen Doppelbuchungen stornieren, erklären, erstatten und Gutschriften für Ihre Buchhaltung erstellen. Beschäftigen Sie weitere Guides, steigt der Zeit- und Energieaufwand noch einmal erheblich. Die Tourismus- und Freizeitbranche ist ohnehin unbeständig genug – da sollte man sich keine zusätzlichen Stolpersteine in den Weg legen!
Die manuelle Buchungsverwaltung in einem Kalender ist die häufigste Ursache für Fehler und Doppelbuchungen – erst recht, wenn dieser Kalender von mehreren Personen gepflegt wird.
Wie vermeiden Sie Doppelbuchungen?
Wenn Sie diese Zeilen lesen, sind Sie nur noch wenige Klicks von der Lösung entfernt! Unser Buchungssystem Explorates ermöglicht es Ihnen, alle Buchungen an einem einzigen Ort zu verwalten – stressfrei und fehlerfrei. Sie behalten selbstverständlich Ihre eigene Website und können Ihre Angebote weiterhin auf Viator und Get Your Guide anbieten. Die gesamte technische Verwaltung von Verfügbarkeiten, Preisen und Buchungen wird dabei über Explorates zentralisiert.In der Praxis funktioniert das ganz einfach: Kauft Kunde A 4 Plätze auf Ihrer Website, werden diese 4 Plätze im selben Moment auf Viator und Get Your Guide aus dem Verkauf genommen. Storniert Kunde A seine 4 Plätze – oder auch nur 2 davon – werden die stornierten Plätze sofort wieder auf Viator und Get Your Guide verfügbar. Doppelbuchungen sind damit ausgeschlossen!
Wie funktioniert das? Explorates ist mit Ihrer Website, Viator und Get Your Guide verbunden. Sobald eine Buchung auf einer dieser Plattformen eingeht, wird sie automatisch auf allen anderen Plattformen aktualisiert. Dafür stützt sich Explorates auf eine enge Partnerschaft mit Viator und Get Your Guide, die uns Zugang zu ihrer API gewähren. Technisch gesehen übernimmt Explorates die Rolle des Channel Managers, also des Managers für Verkaufskanäle.
Kontaktieren Sie uns jetzt, um eine Demo anzufordern und das System live in Aktion zu erleben. Wir bieten Ihnen auch einen Testzeitraum an, damit Sie sich mit unserer Plattform vertraut machen können. Schluss mit Double Bookings!
