¿Qué es el Double Booking?
Si te hablamos de "Double Booking", también conocido como sobrereservación o reserva duplicada, seguramente se te vendrán a la mente varios ejemplos de duplicados en tus reservas. El mundo del turismo y el ocio se apoya en sistemas de reservas que no siempre están digitalizados ni conectados entre sí. Así, una misma entrada para un museo o una misma plaza para una visita guiada o un taller puede acabar vendiéndose a dos clientes distintos, o incluso a más. El problema se agrava especialmente en actividades que exigen un número limitado de participantes o de recursos.Pensemos en un taller de cocina limitado a 12 participantes: si se reservan 2 plazas de más, tu grupo pasa a ser de 14 y puede que no tengas el espacio ni los materiales necesarios.
¿Cómo se produce un Double Booking? El Double Booking ocurre cuando los sistemas de reserva no están conectados entre sí y la disponibilidad no se actualiza en tiempo real. Por ejemplo, el cliente A puede reservar 4 plazas en tu web pero, si tu disponibilidad no está sincronizada en tiempo real con una plataforma de actividades como Viator o Get Your Guide, esas 4 plazas seguirán a la venta. Y un cliente B puede reservar entonces esas mismas 4 plazas. ¡Te habrás quedado con 4 plazas de más!
Y cuantas más plataformas uses para comercializar tus productos turísticos, mayor es el riesgo de sufrir Double Bookings. Tendrás que ir detrás de cada plataforma para sincronizar calendarios y disponibilidades. El riesgo del Double Booking te consumirá una enorme cantidad de energía y tiempo.
¿Cuáles son las consecuencias del Double Booking?
El Double Booking hace añicos las normas que tú mismo has establecido para tus productos turísticos, ya sea una visita guiada o un taller creativo. Te encontrarás con grupos más numerosos de lo previsto, lo que genera problemas tanto de logística como de experiencia para el cliente.Si te comprometes con tus clientes a limitar los grupos a 12 personas, no verán con buenos ojos encontrarse con un grupo más grande. Como resultado, algunos no dudarán en dejar comentarios negativos en sitios de reseñas como TripAdvisor o en tu ficha de Google Maps. El Double Booking puede costarte tu reputación, solo por una cuestión de organización.
Si te das cuenta del Double Booking antes de la fecha del servicio y contactas a los clientes a tiempo, la situación tampoco mejora mucho. Los clientes no van a entender por qué cancelas una reserva que ellos hicieron sin ningún problema. El resultado es frustración y la desagradable sensación de haber perdido el tiempo con un guía o proveedor poco fiable, o incluso deshonesto.
Las consecuencias pueden ser aún más difíciles de gestionar si ofreces varios tours el mismo día a la misma hora. Sin un sistema de reservas unificado, corres el riesgo de tener clientes en 2 tours distintos cuando tu intención era ofrecer una amplia variedad de días y horarios, cerrando los duplicados conforme se van produciendo las reservas. Esta estrategia es inteligente para optimizar las ventas, pero conlleva un riesgo muy elevado de Double Booking.
Al final, los Double Bookings te costarán dinero y tiempo. Tendrás que cancelar los duplicados, dar explicaciones, hacer reembolsos y emitir facturas rectificativas para tu contabilidad. Y si tienes otros guías a tu cargo, las consecuencias son todavía más costosas en tiempo y energía. El mundo del turismo y el ocio ya es suficientemente volátil como para encima ponerte trabas tú mismo.
La gestión manual de reservas en un calendario es la principal causa de errores y duplicados, sobre todo si ese calendario lo comparten varias personas encargadas de actualizar las reservas a medida que llegan.
¿Cómo evitar las reservas duplicadas?
Si estás leyendo esto, ¡estás a solo unos clics de la solución! Nuestro sistema de reservas Explorates te permite gestionar todas tus reservas en un solo lugar, sin estrés y sin errores. Conservas tu sitio web y sigues ofreciendo tus productos en Viator y Get Your Guide, pero toda la gestión técnica de disponibilidades, precios y reservas queda centralizada a través de Explorates.En la práctica, el funcionamiento es muy sencillo: el cliente A compra 4 plazas en tu web y, en ese mismo instante, esas 4 plazas desaparecen de la venta en Viator y Get Your Guide. A la inversa, si el cliente A cancela sus 4 plazas, o 2 de las 4, las plazas canceladas vuelven a estar disponibles de inmediato en Viator y Get Your Guide. ¡El riesgo de duplicados desaparece por completo!
¿Cómo funciona? Explorates está conectado a tu sitio web, a Viator y a Get Your Guide, de modo que en cuanto se realiza una reserva en cualquiera de ellos, se refleja automáticamente en los demás. Para ello, Explorates se apoya en una estrecha alianza con Viator y Get Your Guide, que nos dan acceso a su API. En términos técnicos, Explorates actúa como Channel Manager, o gestor de canales de venta.
Contáctanos ahora mismo para solicitar una demostración y ver en concreto cómo funciona el sistema. También podemos ofrecerte un período de prueba para que te familiarices con nuestra plataforma. ¡Adiós a los Double Bookings!
